Für Lotus Notes Anwender gibt es eine interessante neue Applikation. Unternehmen, die ihre Urlaubsplanung und das gesamte Abwesenheitsmanagement noch manuell oder mithilfe selbst entwickelter Tools erledigen, finden in der neuen Software "UKS - Der Abwesenheitsmanager" des Softwarehauses RI-SE Enterprise eine interessante und äußerst flexible neue Lösung.

Die Software wurde explizit für das Abwesenheitsmanagement in Firmen entwickelt. Die typischen Vorzüge einer Lotus Notes Applikation kommen bei dieser Anwendung natürlich in vollem Umfang zum Tragen. Vollständig papierlose Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten, beliebig umfangreiche Genehmigungsworkflows, Modul für Krankmeldungen inklusive Statistikfunktionen, Seminarplaner, Überstundenplaner (optional), Zeiterfassung (optional), Springer- und Azubiplaner für wechselnde Einsatztätigkeiten, Schnittstelle zum persönlichen Kalender, grafische Auswertungsmechanismen .... sind nur einige der durchaus gelungenen und wirklich zahlreichen Funktionalitäten dieser ausgewachsenen und dennoch äußerst einfach zu bedienenden Lotus Notes Datenbank.

Besonders hervorzuheben ist aus unserer Sicht der integrierte Abwesenheitsagent. Mit diesem ist es möglich, völlig losgelöst vom Lotus Notes eigenen "Out of Office"-Agenten, Autoantworten an die Absender von E-Mails zu versenden. Hierbei können verschiedenste Regeln und Negativlisten Berücksichtigung finden. Darüber hinaus leitet der Agent auf Wunsch die eingegangenen E-Mails an die definierten Vertreter und/oder beliebige weitere Personen weiter. Individuelle Zugriffe auf die Vertreterdatenbanken sind somit nicht mehr notwendig. Auch ist die manuelle Aktivierung des "Out of Office"-Agenten in der eigenen Maildatenbank nicht mehr erforderlich, da bereits die Anlage eines Abwesenheitsdokumentes, wie zum Beispiel einer Krankheit, vollkommen ausreichend ist, damit der Agent von alleine aktiv wird. Wer dieses Abwesenheitsdokument angelegt ist hierbei völlig irrelevant.

Alles in allem macht der Urlaubsplaner für Lotus Notes als umfängliches Abwesenheitsmanagement-System einen sehr aufgeräumten und dabei dennoch funktionalen Eindruck. Zum Teil äußerst aufwändig und ansprechend gestaltete Navigationselemente sowie eine flexible Konfigurierbarkeit lassen die Arbeit mit dieser Lotus Notes Software auch für nicht so versierte Anwender zügig und ohne lange Eingewöhnungsphase von der Hand gehen. Durch die intuitive Bedienbarkeit der Applikation ist das Studieren der Inline-Dokumentation im Vorfeld normalerweise nicht notwendig, um die wesentlichen Funktionalitäten zu verstehen. Auf der Webseite des Herstellers findet man weiteres Informationsmaterial sowie verschiedene Videodokumentationen, welche in wenigen Minuten einen Überblick über den Aufbau und die generelle Funktionsweise des Urlaubsplaners vermitteln.

Fazit: "UKS - Der Abwesenheitsmanager" ist eine durchaus betrachtenswerte Alternative zu konventionellen Anwendungen für die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung und er bringt dank der Datenbankfunktionalitäten und Automatismen von Lotus Notes eine Menge Vorteile mit sich, die das papierlose Planen von Abwesenheiten/Krankheiten/Seminaren in einer Firma äußerst effizient von der Hand gehen lassen. Wer bereits in eine Lotus Notes Infrastruktur investiert hat, sollte sich dieses Tool unbedingt einmal näher anschauen.

Abschließend sei noch zu erwähnen, dass nach Aussage des Herstellers derzeit an einer Browserschnittstelle (XPages) für die Applikation gearbeitet wird, welche die Nutzung aller wesentlichen Funktionen des Urlaubsplaners auch ohne den Einsatz eines klassischen Lotus Notes Klienten, einfach über einen beliebigen Internetbrowser, ermöglichen wird. Termine wurden allerdings noch nicht genannt. Voraussichtlich wird Mitte des Jahres 2012 eine erste Version verfügbar sein.

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Herr René Richter, Tel.: +49 (0) 1805 - 889815, Fax: +49 (0) 38827 - 50856
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Für Lotus Notes Anwender gibt es eine interessante neue Anwendung. Unternehmen, die ihre Verträge noch mithilfe selbst gestrickter Tools via Excel, Access, Approach oder gar manuell verwalten und überwachen, finden in der neuen Applikation "Vertrags-Profi 3.0 - Vertragsverwaltung" des Softwarehauses RI-SE Enterprise eine interessante und äußerst flexible neue Lösung, um das Vertragsmanagement im eigenen Unternehmen zu optimieren.

Die Applikation wurde explizit für die Vertragsverwaltung in Firmen entwickelt. Die typischen Vorzüge einer Lotus Notes Applikation kommen bei dieser Anwendung in vollem Umfang zum Tragen. Ein frei konfigurierbares Wiedervorlagesystem, detailliert einstellbare Zugriffsberechtigungen, ein vollautomatischer Prolongationsmechanismus, Mandantenfähigkeit, automatisierte Fristenüberwachung (Vertragsende, Kündigungsende, Wiedervorlagen ...), konfigurierbare Vertragsarten, Felder und Spalten ... sind nur einige der durchaus gelungenen Funktionalitäten dieser intuitiv zu bedienenden Lotus Notes Software.

Besonders hervorzuheben ist aus unserer Sicht das integrierte Prolongationsmodul. Mit diesem ist es möglich, Verträge einmalig zu erfassen und fortan die Überwachung der Dokumente ausschließlich der Software zu überlassen. Vertrags-Prolongationen (automatische Verlängerungen) werden fristgerecht und ohne jeden manuellen Eingriff durch die Anwendung vorgenommen, protokolliert und entsprechend vorgegebene Personenkreise werden zusätzlich per E-Mail hierüber informiert. Somit ist es nahezu unmöglich, Kündigungsfristen oder Vertragsenden zu versäumen. Wer allerdings für die Verlängerung eines Vertrages die Zustimmung weiterer Kompetenzträger benötigt, kann sich des ebenfalls integrierten elektronischen Freigabemodules bedienen. Mit diesem ist es möglich, innerhalb von Minuten, Entscheidungen, beispielsweise zu Vertragsverlängerungen papierlos einzuholen und diese revisionssicher im entsprechenden Vertragsdokument zu protokollieren.

Alles in allem macht die Vertragsverwaltung für Lotus Notes als umfängliches Contract Management System einen sehr aufgeräumten und dabei dennoch funktionalen Eindruck. Zum Teil recht aufwändig und ansprechend gestaltete Navigationselemente sowie eine flexible Konfigurierbarkeit lassen die Arbeit mit dieser Lotus Notes Datenbank auch für nicht so versierte Notes-Anwender zügig und ohne lange Eingewöhnungsphase von der Hand gehen. Durch die intuitive Bedienbarkeit der Software ist das studieren der Inline-Dokumentation im Vorfeld normalerweise nicht notwendig, um die Funktionalitäten zu verstehen und diese bedienen zu können. Auf der Webseite des Herstellers findet man darüber hinaus ein kleines Promotionsvideo, welches in 10 min einen Überblick über den gesamten Aufbau und die Funktionsweise der Vertragsverwaltung vermittelt.

Fazit: Die Vertragsverwaltung "Vertrags-Profi" ist eine durchaus betrachtenswerte Alternative zu konventionellen Anwendungen für das Vertragsmanagement (Contract Management) und bringt dank der Datenbankfunktionalitäten und Automatismen von Lotus Notes eine Menge Vorteile mit sich, die das Vertragsmanagement innerhalb eines Unternehmens zum Teil deutlich effizienter von Hand gehen lassen. Abschließend sei noch zu erwähnen, dass nach Aussage des Herstellers derzeit an einer Browserschnittstelle für die Applikation gearbeitet wird, welche die Nutzung der Vertragsverwaltung auch ohne den Einsatz eines klassischen Lotus Notes Klienten, einfach über einen beliebigen Internetbrowser, ermöglichen wird.

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Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) hat am Mittwoch, den 15. Dezember 2010, ihre neu gefassten Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) veröffentlicht. Die BaFin setzt darin unter anderem die neuen Guidelines zu Liquiditätspuffern, Risikokonzentrationen und Stresstests um, die das Comittee of European Banking Supervisors (CEBS) verabschiedet hatte.

Für Kreditinstitut heißt es nun, die neuen Mindestanforderungen vollumfänglich und lückenlos nachvollziehbar in den nächsten Monaten umzusetzen. Entsprechende Übergangsfristen wurden den Banken von der BaFin eingeräumt.
Bisher werden die Mindestanforderungen von Seiten der BaFin ausschließlich im Form von Textmaterialien bzw. PDF-Publikationen zur Verfügung gestellt. Dies stellt Kreditinstitute vor das Problem, sämtliche Maßnahmen, die bezüglich der Umsetzung der Mindestanforderungen ergriffen werden, an anderer Stelle zu erfassen und zu dokumentieren. Durch diese Medienbrüche wird die Bearbeitung der Mindestanforderungen deutlich verkompliziert und benötigt erheblich mehr Ressourcen.

Das Software-Entwicklungsunternehmen RI-SE Enterprise hat sich dieses Problems angenommen und in Zusammenarbeit mit verschiedenen Kreditinstituten eine Software entwickelt, welche  die Mindestanforderungen erstmals in einem auswertbarem Datenbankformat (Lotus Notes Datenbank) zur Verfügung stellt. In der aktuellen Version der Software stehen die letzten drei MaRisk-Versionen, einschließlich der neuesten Veröffentlichung vom 15.12.2010 zur Verfügung. Hierdurch können Kreditinstitute sehr schnell die neuen, die entfallenen und die geänderten Textziffern im Vergleich zur vorherigen Version identifizieren. Darüber hinaus wurden bereits die Textziffern mit definierten Öffnungsklausel gekennzeichnet und durch entsprechende Symboldarstellungen in den Ansichten hervorgehoben. Erläuterungen der BaFin zu den einzelnen Textziffern sind ebenfalls enthalten.
Durch das Datenbankformat wird es der Bank nun erstmals ermöglicht, die Umsetzungsmaßnahmen sowie die bankinternen Dokumentationen und Stellungnahmen lückenlos und für Dritte (Bsp. Prüfer) jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher zu dokumentieren.

Die bekannten Vorteile einer Lotus Notes Anwendung kommen bei dieser Applikation natürlich in vollem Umfang ebenfalls zum Tragen. Ein integriertes und frei konfigurierbares Freigabeverfahren für entscheidungsrelevante Dokumente, individuell einstellbare Zugriffsberechtigungen, beliebig viele Dateianhänge pro Dokument, Textblöcke sowie ausgeklügelte Konfigurationsmöglichkeiten sind nur einige der durchaus gelungenen Funktionalitäten dieser Lotus Notes Datenbank.

Besonders hervorzuheben ist das integrierte Auftragsmodul. Mit diesem ist es möglich, in nur wenigen Schritten aus jeder beliebigen Textziffer der Mindestanforderungen heraus, vollwertige Auftragsdokumente zu erzeugen und diese Aufträge in elektronischer Form an beliebige Personen des Institutes zu delegieren.
Alle erstellten Aufträge können in verschiedenen Ansichten komfortabel überwacht und werden. Verantwortliche Personen bzw. Abteilungs- und Bereichsleiter können in Sekunden erkennen, wie hoch das gesamte Auftragsvolumen ist und in welchem Status sich die Auftragsdokumente derzeit befinden. Sofern das Fälligkeitsdatum eines Auftrages erreicht ist, erhalten die zuständigen Personen, und auf Wunsch auch der Autor des Auftrages, automatisch eine E-Mail mit einer entsprechenden Dokumentenverlinkung.

Alles in allem macht die Applikation auch durch die Verwendung optisch ansprechender Navigationselemente und Masken einen aufgeräumten Eindruck. Die Arbeit mit diesem Tool geht  dem Anwender schon nach kurzer Eingewöhnung flüssig von der Hand.

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Für Lotus Notes™ Anwender gibt es eine interessante neue Applikation. Unternehmen die ihre Aktennotizen und Protokolle bzw. Sitzungsprotokolle per heute noch mit konventionellen Textverarbeitungsprogrammen erstellen und auf Betriebssystemebene im lokalen Netzwerk speichern, finden in der neuen Applikation "Protokolle und Aktennotizen" des Unternehmens RI-SE Enterprise eine durchaus sinnvolle Alternative.

Die Anwendung wurde explizit dafür entwickelt, Protokolldokumente und Aktennotizen zu erstellen und langfristig zu speichern. Die typischen Vorteile einer Lotus Notes Applikation kommen bei einer derartigen Anwendung natürlich in vollem Umfang zum Tragen. Ein vollautomatisches Wiedervorlagesystem, gezielt einstellbare Zugriffsberechtigungen, verhältnismäßig komfortable Layout-Gestaltungsmöglichkeiten der Dokumente, ein frei konfigurierbarer Genehmigungsworkflow, beliebig viele Dateianhänge pro Dokument ... sind nur einige der durchaus gelungenen Funktionalitäten dieser Lotus Notes Datenbank.

Besonders hervorzuheben ist das integrierte Auftragsmodul. Mit diesem ist es möglich in nur wenigen Schritten aus erstellten Protokolldokumenten vollwertige Auftragsdokumente als Töchter zum Hauptdokument zu erzeugen. Die Nennung der zuständigen Personen oder Gruppen sowie die Angabe der Fälligkeit ist in wenigen Sekunden erledigt. Auf Wunsch können aus dem Protokolldokument sogar selektierte Text- oder Tabellenabschnitte  in den Inhaltsteil des Auftrages übernommen werden ohne manuelle Copy + Paste Funktionen nutzen zu müssen. Alle erstellten Aufträge können in verschiedenen Ansichten komfortabel überwacht und werden. Verantwortliche Personen bzw. Abteilungs- und Bereichsleiter können so in Sekunden erkennen, wie hoch das gesamte Auftragsvolumen ist und in welchem Status sich die Auftragsdokumente derzeit befinden. Sofern das Fälligkeitsdatum eines Auftrages erreicht ist, erhalten die zuständigen Personen, und auf Wunsch auch der Autor des Auftrages, automatisch eine E-Mail mit einer entsprechenden Dokumentenverlinkung.

Alles in allem macht die Applikation einen sehr aufgeräumten und dennoch funktionalen Eindruck. Aufwändig gestaltete Navigationselemente sowie konfigurierbare Masken lassen die Arbeit mit dieser Lotus Notes Datenbank recht leicht von der Hand gehen. Protokolle und Aktennotizen ist eine durchaus betrachtenswerte Alternative zu konventionellen Textverarbeitungen und bringt dank der Datenbankfunktionalitäten eine Menge Vorteile mit sich.

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