docBASE™ - Mitarbeiterinformationssystem für Lotus Notes

Multifunktional einsetzbare IBM Lotus Notes Datenbank mit unzähligen Anwendungsmöglichkeiten ohne Programmierkenntnisse | Unternehmenshandbuch | Organisationshandbuch

Version 2.0.8a

docBASE Informationssystem für Lotus Notes

IT Innovationspreis für docBASE

Unser multifunktionales Anwendungssystem docBASE konnte sich gegen 5000 weitere Bewerberprodukte durchsetzen und hat es auf die oberen Plätze des IT Innovationspreises 2014 geschafft. Hierauf sind wir sehr stolz!

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Produktbeschreibung

Multifunktionale Lotus Notes Anwendung - für unendlich viele Einsatzzwecke geeignet!

Diese benutzerfreundliche und intuitiv zu bedienende Lotus Notes Anwendung ermöglicht es, sehr einfach und quasi nur durch „Zusammenklicken“ individuelle Datenbanken zu erstellen.

Mithilfe selbstsprechender und leicht verständlicher Einstellungsdokumente generieren Sie in wenigen Minuten ein völlig individuelles Anwendungsdesign, genau zugeschnitten auf den gewünschten Einsatzzweck.

Tauschen Sie das Anwendungslogo aus, ändern das Navigationsmenü, passen die Masken, Felder und Ansichten entsprechend Ihrer Wünsche an ... und schon ist Ihre eigene Anwendung fertig, ohne auch nur eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. „docBASE“ bietet unzählige Einsatzmöglichkeiten!

Sehen Sie hier den aktuellen Produkt-Flyer.

docBASE als Unternehmenshandbuch / Mitarbeiterinformationssystem

Seit der Veröffentlichung der ersten Version von docBASE wurde deutlich, dass zahlreiche Kunden das Produkt für den Aufbau eines individuellen Unternehmenshandbuches / Mitarbeiterinformationssystemes nutzen möchten. In diesem Zusammenhang haben sich zahlreiche Fragen wiederholt gestellt.

Aus diesem Grund haben wir ein umfangreiches FAQ für Sie zusammengestellt, in dem die am häufigsten gestellten Fragen umfänglich beantwortet werden.

FAQ System zum Unternehmenshandbuch öffnen

So individuell wie Sie

docBASE verfügt über selbstsprechende und leicht verständliche Konfigurationsdokumente, mit deren Hilfe Sie sich einfach durch „Zusammenklicken“ Ihre Applikationen selbst gestalten. Legen Sie fest, welche Spalten und Ansichten Sie benötigen, welche Menüpunkte in Ihrem Programm vorhanden sein sollen, welche Felder benötigt werden und wie die Zugriffsregelungen aussehen sollen. All das ohne auch nur eine einzige Zeile Programmcode schreiben zu müssen. Der Domino Designer wird nicht benötigt.

Eine Lizenz kaufen, beliebig oft verwenden

In Folge unseres Lizenzmodelles benötigen Sie lediglich eine einzige Lizenz der Applikation und können diese dann beliebig oft im eigenen Unternehmen kopieren. So erstellen Sie innerhalb weniger Minuten völlig neue Applikationen mit anderem Logo, neuen Menüpunkten und individuellem Maskenaufbau ... genau für den Zweck, für den Sie die neue Kopie gerade benötigen.

Zahlreiche professionelle Features bereits enthalten

Neben der grundlegenden Gestaltung der Applikation ist es Ihnen möglich, ausgereifte professionelle Funktionen, wie Sie sie auch aus hochpreisigen Applikationen kennen, einfach hinzuzuschalten oder auf Wunsch zu deaktivieren. Hierzu zählen beispielsweise ein umfangreiches Auftragsmanagement mit elektronischer Terminüberwachung und Eskalation, frei konfigurierbares Genehmigungsverfahren mit Gruppenteilnahme oder Schritt-für-Schritt Ablauf, Lesebestätigungen - zum Beispiel für die Veröffentlichung von Dokumenten mit Anweisungscharakter, Wiedervorlagesystem, beliebige Subdokumente pro Hauptdokument, E-Mail-Verkehr direkt aus der Applikation heraus, elektronische Stellungnahmen, Verschlüsselungsmechanismen für revisionssicheren Leseschutz unter Verwendung persönlicher Schlüssel, Layoutvorlagen, Adressmodul, Gültigkeitsüberwachung mit automatischer Dokumentenaktivierung, Datenübernahme-Schnittstelle aus Altapplikationen, „bank 21 Orga“-Schnittstelle (für GAD Banken) und vieles vieles mehr.

Neue Module seit der Version 2

docBASE ist ein „Baukastensystem“ und wird somit vom Hersteller zukünftig mit weiteren nützlichen Modulen ausgestattet. Die nachfolgenden Module stehen aktuell bereits zur Verfügung und können optional lizensiert werden:

Mit dem Modul „Veranstaltungen“ sind Sie in der Lage, ein professionelles Veranstaltungsmanagement aufzubauen. Dem Anwender steht eine separate Eingabemaske im Datensatz für sämtliche Eckdaten der Veranstaltung zur Verfügung. Hierzu gehören Veranstaltungsname, Veranstaltungstermin, Veranstaltungsleiter, Teilnehmer sowie viele weitere Details. 

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Veranstaltung mit einem Catering auszustatten. Diese Caterings können als Pakete im Stammdatenbereich der Software bereits im Vorfeld erstellt und dann bei Bedarf in die Eckdaten der einzelnen Veranstaltung importiert werden.

Optional kann sowohl der Veranstaltungsleiter als auch der Verantwortliche für das Catering bei der Speicherung einer neuen Veranstaltung vom Programm per E-Mail informiert werden, um beispielsweise die notwendigen Vorbereitungen zu treffen.

Beachten Sie bitte auch, dass das Veranstaltungsmodul nahtlos mit dem ebenfalls optional erhältlichen Raum- und Ressourcenreservierungen - Modul zusammenarbeitet.

  • Raumreservierungen und Ressourcenreservierungen [Video ansehen]

Mit dem Modul für „Raum- und Ressourcenreservierungen“ sind Sie in der Lage, beliebige Räume und Ressourcen Ihres Hauses zu verwalten und diese bei Bedarf für Buchungen zur Verfügung zu stellen. Die Buchungsfunktion ist kompetenzgesteuert. Im Stammdatenbereich der Software können Sie beliebige Ressourcen (Räume, Technik, Fahrzeuge …) verwalten und Ihren Mitarbeitern zwecks Buchung anbieten.

Selbstverständlich werden bei der Buchung der Ressourcen Überschneidungen vollautomatisch vom Programm geprüft um gefährliche Doppelbuchungen zu vermeiden. Darüber hinaus kann der oder die Ressourcenverantwortliche(n) im Rahmen der Reservierung einer konkreten Ressource automatisch vom Programm informiert werden, um gegebenenfalls notwendige Vorbereitungen zu treffen.

Beachten Sie bitte, dass das Raum- und Ressourcenreservierungen - Modul nahtlos mit dem ebenfalls optional erhältlichen Veranstaltungsmodul zusammenarbeitet.

Mit dem Modul „Reisekosten und Spesenabrechnungen“ sind Sie in der Lage, jede Dienstreise und jeden Spesenbeleg im Programm zu erfassen und zwecks Abrechnung an die zuständigen Personen weiterzugeben. Natürlich können im Vorfeld auf Wunsch elektronische Genehmigungen erfolgen und beliebige zusätzliche Informationen zu jeder Reise oder zu jedem Spesenbeleg erfasst werden. Auch ist die Hinterlegung der Originalbelege innerhalb des Datensatzes ohne weiteres möglich.

Administratoren haben die Möglichkeit im Steuerungsbereich dieses optionalen Moduls die gesetzlichen Pauschalen für Übernachtungen, Kilometer, Frühstück etc. zu hinterlegen, um auch Pauschalabrechnungen zu ermöglichen.

Der Verantwortliche für eine Reisekosten oder Spesenabrechnung kann auf Wunsch automatisch vom Programm informiert werden, sobald eine neue Abrechnung gespeichert wurde. Dieser kann dann beispielsweise den notwendigen Buchungsbeleg für die Rückerstattung der Beträge drucken und optional die erforderliche Buchungsdatei (SEPA XML) erstellen um diese mit jedem beliebigen Zahlungsverkehrsprogramm einzulesen und zu verarbeiten.

Neben den standardmäßig im Programm enthaltenen Freifeldprofilen, die es Ihnen ermöglichen, individuelle Felder in die Erfassungsmaske einzubinden, steht zusätzlich das Modul „individuelle Teilmasken“ zur Verfügung. Dieses Modul ermöglicht es Ihnen bis zu 4 völlig frei konfigurierbare Teilmasken zu entwickeln (Domino Designer notwendig) und diese in die Erfassungsmaske des Hauptdatensatzes einzubinden. Auf diese Weise erweitern Sie die Einsatzmöglichkeiten der Software erheblich, da der Anwender an keinerlei Vorgaben der Datenmaske mehr gebunden ist und völlig individuelle Erfassungsbereiche innerhalb eines Datensatzes zur Verfügung stellen kann.

Das Auftragsmodul ist eine sehr komplexe Komponente, die es Ihnen ermöglicht, ein elektronisches Aufgabenmanagement in der Anwendung abzubilden. Sie können Aufträge sowohl als eigenständige „Hauptdokumente“ ohne zugehöriges Mutterdokument erzeugen, als auch aus bereits bestehenden Dokumenten, beispielsweise aus Sitzungsprotokollen, aus denen sich Aufgaben ableiten.

Das Auftragsmodul verfügt über zahlreiche Mechanismen wie Eskalation, Stellungnahmen, Delegierungen, Auswertungen aller Art, Terminübertragung in den persönlichen Kalender, individueller Maskenaufbau durch Freifeldprofile etc. um alle Belange eines leistungsfähigen und professionellen Auftragsmanagements abzubilden.

Das Auftragsmodul erweitert den Leistungsumfang von docBASE™ erheblich.

Die docBASE - OHB-Edition stellt eine besondere Lösung unseres docBASE-Informationssystems dar.

Da docBASE für die Erstellung eines hausinternen Organisationshandbuches / Unternehmenshandbuches ideal geeignet ist, haben wir uns entschlossen, eine Version zur Verfügung zu stellen, welche die vom Genossenschaftsverband vorgeschlagene Gliederungsstruktur für Unternehmenshandbücher bereits in vollem Umfang enthält.

Als Genossenschaftsbank haben Sie die Möglichkeit, diese Sonderedition ohne Aufpreis bei uns anzufordern und können aufgrund der umfangreichen, bereits angelegten Gliederungsstruktur unmittelbar mit der Erfassung Ihrer eigenen Unternehmensdokumente beginnen.

Hierbei handelt es sich um eine auf XPages basierende Browser-Schnittstelle unseres Informationssystems docBASE™. Das Design basiert auf dem von Twitter kostenfrei zur Verfügung gestellten Bootstrap-Framework, welches im Vergleich zu anderen Frameworks äußerst performant arbeitet und die Geschwindigkeitsnachteile einer Browser Umgebung weitestgehend kompensiert.

Das Modul ermöglicht es Ihnen, folgende Dinge unabhängig von einem installierten IBM Notes Klienten in docBASE™ zu tun:

- Dokumente lesen (verschiedene Ansichten stehen zur Verfügung)
- Kommentare schreiben
- Aufträge lesen
- Status der Aufträge verändern

Damit Anwender die oben genannten Dinge in docBASE™ tun können, ist es nicht notwendig, die Applikation in einem klassischen IBM Notes Klienten auszuführen oder das IBM Browser Plugin zu nutzen. Ein einfacher Internet Browser in möglichst aktueller Version (empfohlen Mozilla Firefox oder Microsoft Internet Explorer) ist vollkommen ausreichend.

Die XPages-Schnittstelle basiert auf der technischen Umgebung des Domino Servers in der Version 9. Tests haben allerdings ergeben, dass es in der Regel auch keine Probleme mit Domino Servern in der Version 8.5.3 gibt.

 

Ideal für die Ablösung alter Anwendungen

Durch die implementierte Datenübernahme-Routine, welche durch den Anwender völlig frei konfiguriert werden kann, ist docBASE dafür prädestiniert, alte Anwendungen gegen dieses moderne System auszutauschen. Mit nur wenigen Mausklicks und einigen Einstellungen können Sie die Daten Ihrer alten Anwendungen einfach nach docBASE übernehmen und ab sofort alle verfügbaren Funktionen dieses innovativen Datenbanksystems auch für Ihre alten Datenbestände nutzen. Außerdem erhalten Sie höchste Zukunftssicherheit durch permanente Weiterentwicklung der Applikation.

Lauffähig im IBM Browser PlugIn

Sofern Sie an Ihrem Arbeitsplatz das IBM Browser Plugin installiert haben, ist es seit der Version 2 der Software ohne weiteres möglich, diese auch innerhalb eines Microsoft Internet Explorers oder Mozilla Firefox Browsers zu nutzen. Alle etablierten und aus der klassischen Notes (Basic) Umgebung bekannten Funktionen stehen dann auch im Browser zur Verfügung.

Sie kennen das Browser Plugin noch nicht?
Sehen Sie sich hier eine kurze Videovorstellung dieses Werkzeugs an.

Last but not least - unendlich viele Einsatzmöglichkeiten

Durch die flexible Architektur der Applikation kann sie für unglaublich viele Einsatzzwecke genutzt werden. Einige Beispiele hierfür wären (als PDF) …

  • Arbeitsanweisungen | Hausmitteilungen
  • Unternehmenshandbuch (UHB / OHB) für alle relevanten Firmendokumente
  • zentraler Posteingang und Postverteilung im Unternehmen
  • Rechnungseingangsbuch inkl. Workflowszenarien für Buchungsfreigaben
  • Softwaredokumentation und Verfahrensbeschreibung
  • Unterstützung bei allen Compliance-Funktionen / Compliance-Tätigkeiten (nach MaRisk) und somit Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinternen Richtlinien
  • Arbeitswerkzeug für Datenschutzbeauftragte um alle notwendigen Dokumentationen und die nach MaRisk geforderten Berichte und Stellungnahmen anfertigen zu können
  • Raum- und Ressourcenreservierungen
  • MailIn-/MailOut Funktionalität um beispielsweise automatisch eingehende E-Mails zielgerichtet und ohne zeitlichen Verzug im Unternehmen zu verteilen
  • umfangreiches und frei konfigurierbares Regelwerk für eingehende E-Mails
  • Veranstaltungsmanager / Veranstaltungsplan
  • Reisekosten und Spesenbelege
  • betriebliches Vorschlagwesen / Ideenmanagement
  • Software-Abnahme und Freigabeverfahren im Workflow
  • Protokolle (Sitzungen, Besprechungen, Vorgänge ...)
  • Beschlüsse (Vorstand, Aufsichtsrat ...)
  • Dokumentation von Wertpapierkäufen/Wertpapierverkäufen
  • Compliance Management System
  • Wertpapier-Compliance in Banken (MaComp)
  • Aktennotizen · Stellungnahmen
  • Kompetenzverwaltung (Beantragung, Dokumentation, Überwachung ...)
  • Schwarzes Brett · Mitarbeiterinformationen
  • Kontakteverwaltung Dienstleister · Aufsichtsrat · Kunden ...
  • Dokumentation von Eigenentwicklungen (MaRisk-Anforderung!)
  • Hausmeinung | Kaufempfehlungen
  • EBL-System für Elektronik Banking Kunden
  • Azubiverwaltung
  • Preis-, Konditions- und Leistungskatalog
  • Controlling- und MaRisk-Berichte aller Art
  • Bewerberverwaltung
  • Vereinsverwaltung | Vereinsmanagement
  • Seminarverwaltung
  • Kostenverwaltung
  • Personalentwicklungsgespräche | Personalgespräche
  • Elektronische Personalakte
  • Dokumentation Handelsgeschäfte
  • ausgebuchte Spareinlagen
  • Software-Dokumentationen
  • Auftragsmanagement inklusive Eskalation
  • EEG Solar- und Windvergütungen
  • VIP-, Kunden- und Interessentenverwaltungen
  • Anleitungen · Tipps und Tricks
  • Wiki · Know-How Datenbank
  • Beschwerdemanagement
  • Vertragsverwaltung
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Fuhrparkverwaltung
  • Unternehmensbibliothek
  • Mitgliederverwaltung
  • Telefon- und Geburtstagslisten
  • Immobilien-, Objekt- und Wohnungsverwaltung
  • Projektdokumentationen
  • Wiedervorlagesystem mit periodischen und stichtagsbezogenen Wiedervorlagen
  • Auftragsmanagement mit Überwachung
  • Schlüssel- und Schließfachverwaltung
  • Abgelehnte Geschäftsverbindungen
  • Archivsystem für Archivierungen aller Art
  • Notfalldokumentationen | Notfallkonzept
  • Risikoanalysen
  • Risikobewertung und Dokumentation
  • Rezertifizierung von Kompetenzen
  • Werbemittelverwaltung
  • Materialverwaltung
  • Dokumentation unbewegter Konten
  • Dokumentation von Dienstleistereinsätzen
  • Fahrtkostenabrechnungen
  • EBL- und Kundenverwaltungen
  • Internes Berichtswesen (Vorstand, Aufsichtsrat, Mitarbeiter ...)
  • Mediaverwaltung (Musik, Videos, Bilder ...)
  • Veranstaltungsplaner
  • ToDo-Manager · Jahresplanungen mit Auftragsmodul
  • und viele viele mehr....

So ließe sich die Liste beliebig erweitern. Die Grenzen für docBASE setzen Sie selbst!

Videopräsentationen | docBASE™ - Mediathek

docBASE multifunktionales Informationssystem für Lotus Notes

Schauen Sie sich bitte unsere umfangreichen Videodokumentationen zu unserem Produkt docBASE an. Neben zunächst einführenden Erläuterungen, wie die Anwendung generell funktioniert und arbeitet, finden Sie auch einige interessante Anwendungsbeispiele.

Schauen Sie bitte regelmäßig in unsere docBASE Mediathek. Wir werden von Zeit zu Zeit das Video-Portfolio für diese Anwendung erweitern.

Versionshistorie

In der Versionshistorie finden sie Detailinformationen über die neuen Funktionen des Programmes im Vergleich zur jeweiligen Vorgängerversion. Die Dokumentation steht in Form einer PDF-Datei zur Verfügung.

docBASE™ Informationssystem :: Demoversion

Gerne stellen wir Ihnen eine voll funktionsfähige Demoversion ohne zeitliche Begrenzung zur Verfügung. Die Demoversion ist selbstverständlich kostenfrei.

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Preise und Bestellmöglichkeiten

Ausführliche Preisinformationen sowie komfortable Bestellmöglichkeiten zu diesem und weiteren Produkten finden Sie in unserem Online-Shop. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen auch gerne ein individuelles Angebot.